Comment créer un système de comptabilité en ligne avec WordPress

WP ERP (Enterprise Resource Planning)

Le plugin WP ERP (qui signifie planification des ressources d’entreprise) vous permet de configurer un système de comptabilité en ligne dans WordPress et de gérer tous vos besoins en matière de facturation, de paie et d’autres comptes dans votre tableau de bord.

Lorsque vous installez et activez WP ERP, le plugin propose un assistant de configuration rapide dont nous vous recommandons vivement de profiter. Bien que tous les paramètres soient disponibles individuellement, ce sont ceux essentiels pour la fonction.
Prendre le temps de suivre est donc une bonne utilisation de votre temps.

Pour la plupart, vous n’aurez pas de décisions difficiles à prendre. La première page indique le type d’entreprise que vous êtes, le nom de l’entreprise, les dates importantes et la devise dans laquelle vous allez traiter.

Au fur et à mesure que vous progressez dans la configuration, vous pouvez configurer différents départements et titres (désignations) pour les membres de votre équipe. Vous pouvez avoir un département marketing avec un directeur du marketing, et au sein de chacun d’eux, vous avez des autorisations à configurer plus tard. Vous pouvez ajouter tout ce que vous n’incluez pas plus tard, ne vous inquiétez pas.

Votre tableau de bord de tenue de livres en ligne

En haut de votre barre latérale gauche, vous verrez maintenant un menu WP ERP. En cliquant dessus, vous accédez à votre tableau de bord où vous verrez les différentes vues d’ensemble dont vous aurez besoin pour réussir l’intégration du logiciel

Le plus important pour la comptabilité en ligne sera probablement la comptabilité en bas à droite de l’écran.

Le tableau de bord comptable (The Accounting Dashboard)

Dans le tableau de bord de comptabilité, vous verrez la puissance du plugin et comment vous pouvez gérer votre comptabilité à partir de WP.

Si vous avez déjà utilisé un système de comptabilité, celui-ci sera absolument similaire. Vous avez des listes déroulantes pour les transactions, les comptes, divers produits, vos taxes et différents rapports pour vérifier comment vos finances sont gérées.

La première chose que nous vous suggérons de faire est de configurer vos comptes dans le tableau de bord. Vous pouvez donc accéder à votre onglet Plan de comptes vers le haut et cliquer dessus pour ajouter un nouveau compte.

Il ne peut pas être plus simple d’ajouter le compte. Sélectionnez le type de compte dont vous avez besoin dans la liste déroulante, donnez-lui un surnom et entrez les codes ou numéros de compte dont vous avez besoin pour le suivre en interne. Ce logiciel ne suit pas automatiquement les fonds via la connexion bancaire, vous n’aurez donc pas besoin d’inclure le numéro de compte complet pour des raisons de sécurité ici.

 

Vous pouvez ensuite voir votre compte nouvellement créé sous l’onglet Comptes bancaires.

 

Seuls les comptes étiquetés comme Banque apparaîtront ici. Vous pouvez les séparer là où ils apparaissent sous Produit ou Ventes (et ainsi de suite), et ils apparaîtront chacun sous leur onglet respectif. Pour voir un aperçu de tous vos comptes, il vous suffit de revenir au plan comptable.

 

Outils

La saisie de données est une préoccupation majeure de démarrer un nouveau système de comptabilité ou de remplacer un précédent. C’est écrasant et honnêtement terrifiant. WordPress ERP a également couvert cela. Si vous accédez au menu Outils dans votre barre latérale gauche, vous verrez une liste d’options de personnalisation.

 

Nous aimons l’option présentée ici sous l’onglet Général dans lequel vous pouvez supprimer toutes les entrées du menu de la barre d’administration et de la barre latérale d’administration. Si vous souhaitez que ce soit uniquement un système de comptabilité en ligne, vous pouvez supprimer la possibilité pour les utilisateurs d’accéder aux fonctionnalités WordPress par défaut. Des fonctionnalités telles que les publications, les médias, les pages, les commentaires, les plugins, etc. disparaîtront (si vous le souhaitez) et le backend du site ne disposera que du système de comptabilité.

 

Facturation avec la comptabilité en ligne WP ERP

L’un des aspects les plus importants de tout système de comptabilité est de pouvoir gérer les factures. WP ERP est également configuré pour cela, en envoyant vos documents à tous les clients que vous avez ajoutés à la base de données via votre service de messagerie WordPress par défaut. Vous pouvez également le faire passer par d’autres services, avec des extensions premium.

Pour envoyer une facture, appuyez simplement sur le menu déroulant dans la barre d’administration et sélectionnez Facture. L’écran passera à un modèle de facture standard où vous pourrez saisir tout type d’informations et de modifications dont vous avez besoin.

Lorsque vous cliquez sur Enregistrer, la facture sera envoyée. au client (via l’e-mail que vous avez inclus dans son profil). Il est étrange qu’il n’y ait pas d’enregistrement et d’envoi ou quelque chose comme ça. Soyez donc prudent si vous pensez que cela sauvera tout simplement. Il y a un Enregistrer en tant que brouillon sous la flèche déroulante à droite du bouton si vous n’êtes pas encore prêt à envoyer.

Vous pourrez également trouver les détails et l’état de la facture sur votre page Transactions commerciales.

Conclusion avec votre comptabilité en ligne WordPress

Pour les personnes qui souhaitent que leur facturation et leur comptabilité soient maintenues ensemble, WP ERP est absolument une option qui fonctionnera pour eux. Comme tout système de données, il y aura une saisie et une manipulation des données, mais ce n’est pas écrasant ni compliqué. Si vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires, vous pouvez acheter des addons et des extensions qui rendent la version gratuite déjà puissante beaucoup plus. Ils proposent également des plans annuels. Nous pensons que la plupart des gens en tireraient le meilleur parti.